335.09. Seyahat Esnasındaki Ulaşım, Konaklama ve Yemek Harcamaları

Gelir Vergisi Stopajı Açısından:

Personele yapılacak harcırah ödemeleri GVK’nun 61. maddesi kapsamında ücret olarak değerlendirilmektedir.

Diğer taraftan GVK’nın 24/2. maddesine göre; Harcırah Kanunu kapsamı dışında kalan müesseseler tarafından idare meclisi başkanı ve üyeleri ile denetçilerine, tasfiye memurlarına ve hizmet erbabına verilen gerçek yol giderlerinin tamamı ile yemek ve yatmak giderlerine karşılık verilen gündelikler gelir vergisinden istisna edilmiştir. Bu gündelikler aynı aylık seviyesindeki devlet memurlarına verilen gündeliklerden fazla ise veya devletçe verilen gündeliklerin en yüksek haddini aşarsa, aradaki fark ücret olarak vergiye tabi tutulur.

Personele istisna üzerinde bir ödeme yapılması halinde aşan kısım ücret olarak vergilendirilecektir.

VUK Kapsamında Belgelendirme:

Personele yapılan harcırah ödemeleri Gelir Vergisi Kanunu’na göre ücret mahiyetinde olduğundan, bu ödemelerin VUK’nun 238. maddesi gereğince ücret bordrosu ile tevsik edilmesi ve temin edilen belgelerin bu bordroya ek yapılması gerekmektedir.

KDV:

Personele yapılan harcırah ödemeleri Gelir Vergisi Kanunu’na göre ücret mahiyetinde olduğundan, bu ödemeler vasıtasıyla personel tarafından yapılan harcamalara ait KDV’nin indirim konusu yapılması mümkün değildir.

Ancak, seyahat harcamalarının gerçek gider yöntemine göre belgelendirilmesi halinde; belgede yer alan tutarla sınırlı olan konaklama ve yol masraflarının gelir vergisi istisnasına isabet eden KDV, harcamaların ticari faaliyete yönelik olması ve bunlara ilişkin fatura ve benzeri vesikaların işveren adına düzenlenmesi şartıyla genel esaslar çerçevesinde indirime konu edilebilir.

Diğer taraftan, personel adına düzenlenen fatura ve benzeri vesikalarda gösterilen KDV’nin indirim konusu yapılması mümkün değildir.

Kurumlar Vergisi:

İş gereği seyahate çıkan, şirket yönetici ve çalışanlarının, ulaşım, konaklama, yemek vb. harcamaları GVK’nın 40/1 ve 40/4. maddeleri kapsamında kazancın tespitinde indirim konusu yapılabilecektir.

Buna göre; Görev mahalli dışında geçici olarak görevlendirilen personele ait;

• Fatura karşılığında ödenen gerçek yol (gidiş-dönüş) bedelinin tamamının gelir vergisinden istisna tutulması,
• Gider karşılığı olarak yapılan fiili yemek ve konaklama ödemelerinin, Vergi Usul Kanunu uyarınca belgelendirilmesi halinde, tamamının (devlet memuruna ödenen harcırah gündeliği ile mukayese edilmeksizin) vergiden istisna tutulması,
• Konaklama bedelinin VUK uyarınca belgelendirilmesi, yemek bedelinin belgelendirilememesi durumunda, konaklama bedelinin tamamının vergiden istisna edilmesi, yemek bedelinin ise bu giderlere karşılık olarak verilen gündeliklerin aynı aylık seviyesindeki Devlet memurlarına verilen miktarı aşan kısmının ücret olarak vergiye tabi tutulması,
• Yemek ve konaklama giderlerinin VUK uyarınca belgelendirilmemesi halinde, yapılan ödemenin aynı aylık seviyesindeki Devlet memuruna verilen gündelik tutarını (veya Devletçe verilen en yüksek gündelik tutarını) aşmaması kaydıyla vergiden müstesna tutulması, aşan kısmın ise ücret olarak vergilendirilmesi,

• Harcırah usulü uygulanan durumlarda personele belge karşılığında ayrıca yemek bedeli adı altında bir ödeme yapılamaması, yapılması durumunda ücret olarak gelir vergisi stopajına tabi tutulması,
• Harcırah usulü uygulanmayan durumlarda harcamaların; fatura, perakende satış fişi, makineli kasaların kayıt rulosu, giriş ve yolcu taşıma bileti vb. ile belgelendirilmesi halinde 770 hesap bölümünde yer alan “ÖKC Fişlerinin Gider Kaydı ve KDV İndirimi” açıklamalarına göre işlem tesis edilmesi,
• Yurt dışı seyahatlerde yapılan harcamalarının gider unsuru olarak dikkate alınabilmesi için; yurtdışından alınan belgenin, ilgili ülkede uygulanan vergi mevzuatı çerçevesinde muteber bir belge olarak kabul edilmesi, ancak kredi kartı hesap özetleri veya sliplerinin gider belgesi olarak kullanılmaması,

gerekmektedir.